在會議的決策過程中，會議的組織機構、問題、項目內容不同，決策的程序也不同，不管是會議的整體策劃，還是會議中具體的活動策劃，都需要依照科學的、具體的程序以及一定的步驟、章法去思考問題，科學的策劃程序包括確定目標、設計方案、執行方案這三大基本步驟。
（1）確定目標。確定合理的目標是會議策劃的起點和重要環節。
①要明確策劃的主題。目標不能脫離會活動主題。在策劃過程中，最重要的是明確主題。從復雜的頭緒中，針對目標，抓住重點；在解決問題的過程中，再有效地細分，選擇解決問題的切入點，從而更有效地解決問題。
②要明確策劃的重點。挖掘出策劃的對象。并制定出策劃對象的工作程序及標準，主題的明確，有利于具體工作的開展，是成功策劃的重要保證。
③要收集相關資料。對這些信息資料需要一定的刪減處理，并進行加工，才可能成為策劃創意的切入點。通過對資料的整理和分析，逐漸形成創意的維形。
（2）設計方案。實現會議活動目標是會議活動策劃的終極目標，因此方案設計的各個環節和方面都要圍繞如何實現目標而展開，并制訂具體行動的途徑和方法。設計方案時需要注意的原則：
①要遵守量力而行的原則。從自身現有的條件、具備的能力出發，考慮項目的經費預算；同時，要盡可能挖掘內部潛力，充分利用內部條件和有利因素。
②要大膽創新。對于策劃而言，創新是關鍵。會議活動策劃也是如此。
③要細致全面。會議策劃方案考慮的是整個活動，因此，需要多方面的考慮，既顧全到會議活動的各個細節，又要體現出方案的獨創性。方案最后要形成文字稿，即策劃書。策劃書的寫作需文字簡明扼要，順序合理清楚，主題鮮明，必要時可輔以圖表、實物照片，設計模型等。
（3）執行方案。通過會議策劃書，已基本確定會議實施的方案。最后需要制定各個步驟的實施細則，為確保方案的正確實施需做到：
①防范措施。為避免意外，會議策劃方案的實施也必須事先做好防范措施，準備好不同的預案，以備不時之需。同時，可以根據臨時狀況，隨時啟用。
②評估措施。既可以是對整個過程的總體評估，也可以是階段性的評估。對會議策劃過程來說，策劃書的完成不代表策劃的結束，保證方案的有效執行并且對策劃經過和結果做充分的分析、探討，汲取經驗或教訓，并在下次策劃中將其改善，如此才是一項完整的會議策劃工作。
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