會議是一個重要的商務(wù)活動，在組織以及策劃一個會議時，我們要從以下的接待流程去做，才會更好的做好會議，使會議的效果更佳。
一、會務(wù)工作總體思路
(一)周密計劃
在我們策劃會議的時候，會把每項任務(wù)都制訂一項周密的工作計劃。
(二)任務(wù)分解
將會務(wù)工作分解為各專項任務(wù)，明確分工、保證質(zhì)量。
(三)責(zé)任到人
每項任務(wù)均有專人負(fù)責(zé)。
(四)逐項落實
計劃的每個環(huán)節(jié)、步驟均須嚴(yán)格落實。
二、會前準(zhǔn)備
(一)成立會務(wù)組
1、會務(wù)組組長：全部工作的統(tǒng)籌與總體的組織負(fù)責(zé)。
2、文秘材料小組：負(fù)責(zé)收集、組織、整理、編印會議材料，會議記錄(及錄音錄像)、會議紀(jì)要與總結(jié)起草等。
3、后勤保障小組：負(fù)責(zé)會議的后勤保障事宜。
4、任務(wù)分解后形成《會務(wù)工作分派表》，并且還要有關(guān)責(zé)任人簽字。
(二)明確會議概況
1、全體辦會人員應(yīng)明確會議概況，了解以下基本內(nèi)容：
(1)級別與規(guī)模
(2)會議主題：圍繞一個主題去做，更能突出會議的特色。
(3)參會人員：要統(tǒng)計出與會人員的姓名、聯(lián)系方式、單位、職務(wù)等。
(4)會期與日程安排：會議日期、議程、天數(shù)、活動詳細安排等。
(5)根據(jù)會議概況，按有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算會議經(jīng)費，簽報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(三)選定辦賓館
1、責(zé)任人：策劃小組。
2、責(zé)任：在聯(lián)系之前先了解清楚客戶對酒店的相關(guān)要求，再對酒店有一定的基本了解，然后去聯(lián)系，實地考察、比較。
應(yīng)調(diào)查的項目包括：
(1)價格(客房、會場及其他服務(wù)項目的價位)
(2)設(shè)施(客房、會議室、休閑設(shè)施、環(huán)境等)
(3)服務(wù)(辦會經(jīng)驗、餐飲質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度等)
(4)交通(便利與否)
(5)有無檔期
(6)當(dāng)期有無接待能力
3、綜合比較后按優(yōu)質(zhì)低價原則選取一家，做出策劃方案，再由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。集團本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，立即完成以下工作：
(1)與酒店確認(rèn)各主要服務(wù)項目的收費標(biāo)準(zhǔn)與折扣
(2)根據(jù)會議預(yù)算領(lǐng)取支票
(四)下發(fā)會議通知、登錄代表名單
1、責(zé)任人：文秘材料小組。
2、責(zé)任：在落實以上各項工作后，起草會議通知、報集團本部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后下發(fā)各參會單位。通知內(nèi)容應(yīng)包括：會議主題、參會人員、會期安排、會議地點與聯(lián)系電話、會務(wù)組聯(lián)系人與聯(lián)系電話、報到日期、有關(guān)事項(如要求自帶有關(guān)材料、物品等)、會議回執(zhí)、會址交通導(dǎo)引。
3、會議通知以傳真(以后可包括電子郵件)、原件郵寄方式傳達各參會單位。
會議通知下發(fā)后，會務(wù)組聯(lián)系人負(fù)責(zé)按會議回執(zhí)登錄報名情況，形成《會議代表登記表》，制作會議名冊。登錄內(nèi)容應(yīng)包括：單位、姓名、性別、職務(wù)、民族、到達時間、是否要求接站等等。
(五)準(zhǔn)備會議材料、用品
1、責(zé)任人：兩組分工協(xié)作。
2、材料內(nèi)容：會議材料由材料文秘小組負(fù)責(zé)整理、印制。除正式上會材料外，還應(yīng)包括：
(1)會議代表名單(附上房間號)
(2)日程安排，各項活動地點及注意事項等
3、會議用品：會議用品由后勤保障小組負(fù)責(zé)，應(yīng)準(zhǔn)備的會議用品包括：
(1)與會領(lǐng)導(dǎo)桌簽(可由酒店代為制作)
(2)會議代表證(可由酒店代為制作)
(3)會場條幅(可由酒店代為制作)
(4)文件袋、筆記本、筆(可由酒店代為準(zhǔn)備)
(5)錄音機、照相機、攝像機
(6)便攜機、打印機及紙張、投影儀(可由酒店代為準(zhǔn)備)
(7)花卉、水果及方便食品(可由賓館準(zhǔn)備，或自行購置、分發(fā))
(8)藥箱(備常用藥品)
(六)餐飲安排
(七)會場安排
1、責(zé)任人的責(zé)任：
與賓館緊密協(xié)調(diào)、現(xiàn)場核查，盡早落實以下工作：
會議室、領(lǐng)導(dǎo)臨時休息室、各次分會的會場布局(大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設(shè)、話筒音響、燈光、攝影、攝像負(fù)責(zé)人等)
(八)文體活動安排
根據(jù)要求，做好文體活動的相關(guān)安排和策劃。
(九)房間安排
1、責(zé)任人：后勤保障小組。
2、責(zé)任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間，包括：
(十)《會議冊》
三、會中服務(wù)
(一)接站
根據(jù)地點和時間，安排好車輛去相應(yīng)的站接與會人員。
(二)簽到
(1)在正式報到前日，應(yīng)完成以下工作：
?、賹⒎盅b好會議材料的文件袋運至賓館
?、诮y(tǒng)一領(lǐng)取代表餐券并分裝至文件袋
?、劢y(tǒng)一領(lǐng)取代表房間鑰匙
?、茉诜块T上粘貼印有代表姓名的紙張
?、莼ɑ?、水果等分發(fā)到各房間
?、逌?zhǔn)備好簽到簿、訂票登記單等待用
(2)簽到工作包括以下環(huán)節(jié)：
?、僭谫e館門廳懸掛歡迎條幅(或設(shè)置歡迎引領(lǐng)標(biāo)牌)
?、谠谫e館門廳設(shè)置簽到處、專人負(fù)責(zé)簽到
(3)代表簽到過程包括
?、僭凇稌h房間安排表》上簽到
②領(lǐng)取會議文件袋
?、垲I(lǐng)取房間鑰匙
?、艽_認(rèn)返程日期及訂票
四、會后收尾
(一)退房、送站
(二)結(jié)賬
我們會根據(jù)原先制定好的相關(guān)結(jié)賬注意事項，去做好最后這么一步。
