不管是會(huì)議活動(dòng)還是展覽展示，都離不開(kāi)場(chǎng)地布置這個(gè)環(huán)節(jié)，根據(jù)活動(dòng)的規(guī)模對(duì)于搭建的需求也是不一而就，但是其中重要的幾個(gè)環(huán)節(jié)卻是大同小異：簽到處布置、會(huì)場(chǎng)設(shè)備、會(huì)場(chǎng)擺臺(tái)、會(huì)場(chǎng)裝飾。
一、簽到處布置
簽到處布置的作為第一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，簽到不僅起到一個(gè)核定出席年會(huì)人數(shù)登記姓名的作用，同時(shí)簽到環(huán)節(jié)還是一個(gè)提供溝通，暖場(chǎng)以及奠定前期會(huì)議氣氛的環(huán)節(jié)。所以簽到環(huán)節(jié)不容忽視，而且巧妙專業(yè)的簽到安排往往比會(huì)議本身更能給與會(huì)人留下深刻的印象。
二、會(huì)場(chǎng)設(shè)備
近幾年不難發(fā)現(xiàn)，市場(chǎng)上的會(huì)議設(shè)備花樣越來(lái)越多，主要的誘因是主辦方在這方面的要求也在不斷的提高。不管是高質(zhì)的音響還是大幅面的投影設(shè)備，搭配上精心設(shè)計(jì)的主題年會(huì)背景，不管從哪個(gè)角度都能凸顯出場(chǎng)地布置的精心以及主辦企業(yè)的實(shí)力和風(fēng)采
三、會(huì)場(chǎng)擺臺(tái)
會(huì)議擺臺(tái)可能是你最不會(huì)花心思的地方，一般你會(huì)覺(jué)得這不外乎幾種形式，課桌、劇院、魚(yú)骨等等，然而事實(shí)上當(dāng)你現(xiàn)場(chǎng)操作中你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，擺場(chǎng)才是最困擾自己的難度，往往照成這個(gè)原因是參與規(guī)模與場(chǎng)地規(guī)格的沖突，因此除了會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行仔細(xì)的考究之外，現(xiàn)在的臨時(shí)變通更加重要。
四、會(huì)場(chǎng)裝飾
會(huì)場(chǎng)裝飾放在最后，確實(shí)它經(jīng)常被主辦方認(rèn)為是可無(wú)的環(huán)節(jié)，有時(shí)候因?yàn)轭A(yù)算被卡掉，有時(shí)候因?yàn)闀?huì)議活動(dòng)的嚴(yán)肅性并不適合做會(huì)場(chǎng)裝飾，所以更多的會(huì)場(chǎng)裝飾會(huì)出現(xiàn)在年會(huì)等比較活潑的會(huì)議活動(dòng)類型里。
大型會(huì)議活動(dòng)搭建需要注意哪些問(wèn)題
一、明確你的義務(wù)
你要不要支付安裝設(shè)備的工作人員的伙食費(fèi)?就餐時(shí)間計(jì)不計(jì)入工時(shí)?員工伙食費(fèi)是另外計(jì)費(fèi)，還是含在合約服務(wù)公司列出的書面預(yù)算里?有時(shí)你是不必支付伙食費(fèi)的，但要確認(rèn)清楚。你是否需要多交布場(chǎng)押金?酒店布場(chǎng)是不是需要另外交布場(chǎng)費(fèi)。燈光師們和舞臺(tái)工作人員就餐的時(shí)間安排可能不同，確定有誰(shuí)負(fù)責(zé)和監(jiān)督所有的就餐事宜。
二、試聽(tīng)設(shè)備安裝拆卸時(shí)間
如果你雇傭兩家不同的服務(wù)公司，一家負(fù)責(zé)舞臺(tái)，另一家負(fù)責(zé)視聽(tīng)，那么一定要保證它們清楚對(duì)方的日程安排和時(shí)間表，以避免沖突。最理想的情形是：負(fù)責(zé)舞臺(tái)的公司能夠同時(shí)完成視聽(tīng)設(shè)備，燈光和舞臺(tái)布景等工作。最好找到一家可以滿足你所有要求的提供成套服務(wù)的公司，但是，要權(quán)衡全套服務(wù)和單獨(dú)服務(wù)的價(jià)格。你可能只需要一個(gè)簡(jiǎn)易的舞臺(tái)，而對(duì)燈光和視聽(tīng)的要求不亞于搖滾音樂(lè)會(huì)，或者你需要復(fù)雜的舞臺(tái)卻要求有簡(jiǎn)單的照明。了解一下，看著提供成套服務(wù)的公司是否擁有你需要的設(shè)備，或者是否可以根據(jù)你的需要租用設(shè)備。你要保證獲得最能滿足你要求的設(shè)備，而不是單單使用現(xiàn)有的設(shè)備。
三、視聽(tīng)設(shè)備的卸車和安裝是否有要求?
在安裝視聽(tīng)設(shè)備的工作人員到達(dá)之前，需要進(jìn)行什么安排?比如，吊燈要不要拆卸，進(jìn)場(chǎng)的門高度夠不夠，通風(fēng)口要不要關(guān)閉以防止噪音等等。能否在最大程度上保證安裝工作的順利進(jìn)行?又比如，你需要為工作人員做哪些準(zhǔn)備，以保證留給他們最多的工作時(shí)間?你當(dāng)然不希望安裝隊(duì)伍到場(chǎng)以后還要等到別人騰出大廳和過(guò)道，你必須比他們先到場(chǎng)，為他們的到達(dá)做好準(zhǔn)備工作。
四、還有什么額外開(kāi)支需要列入預(yù)算
了解所有可能發(fā)生的額外開(kāi)支。比如，總帳單中，人員工資和電費(fèi)是定額收取的，還是根據(jù)實(shí)際使用量收取?根據(jù)該場(chǎng)地以往所舉行的會(huì)議活動(dòng)情況估算一下開(kāi)支，將估算值列入預(yù)算。同時(shí)，留出預(yù)算10%的預(yù)備金，實(shí)際的花費(fèi)少于預(yù)算總比超過(guò)預(yù)算要好。還有，一定要索取場(chǎng)地書面的開(kāi)支預(yù)估。
