關(guān)于會議組織策劃的接待服務(wù)有哪些?具體的流程是什么?下面廣州海繹文化傳播有限公司小伙伴為大家介紹 如下，歡迎查看!
一、 會前準(zhǔn)備
1、確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決? 通常此條是發(fā)會方需要考慮的。
2、確定會議的目的。試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果?會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定?準(zhǔn)備取得什么的行動方案?
任何會議都有目的，什么樣的目的則是我們進(jìn)行服務(wù)時要明確組織方的意圖。
3、準(zhǔn)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項目。依重要程度進(jìn)行項目排序。把有關(guān)項目歸并為一組.限定每個項目的商議時間。
發(fā)會方的議程是我們制作會務(wù)服務(wù)要參考的必須文件之一。根據(jù)議程來確定服務(wù)的詳細(xì)方案。
4、收集所有與會議所議項目有關(guān)的信息。如果會期，嘉賓人數(shù)，餐飲要求，住宿要求等。
5、會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。
6、根據(jù)要討論的問題限定與會人員。
7、在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。
二、會議期間控制
1、敘述會議的目的。
2、核對并記錄與會者。
3、根據(jù)議事日程順序提出每個項目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會者的意見。
4、給每一個人表述自己意見的機(jī)會。
5、控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時引導(dǎo)到議題本身。
6、如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。
7、堅持預(yù)定的時間，不要拖延。
8、在每個項目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。
9、在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會議。
10、確定下次會議的議題和時間。
三、會后工作
1、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時間。
2、根據(jù)會議，對執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
會前工作：
1、服務(wù)方與會議組織策劃者(主辦者)溝通會議詳細(xì)安排。
2、服務(wù)方向會議主辦方提供會議接待策劃方案和會議其他服務(wù)報價。
3、服務(wù)方邀請會議主辦者實(shí)地考察會議舉辦場所與餐飲\住宿情況
4、服務(wù)方與會議主辦者確認(rèn)會議接待方案。
5、服務(wù)方與會議主辦者簽訂會議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。
6、服務(wù)方確認(rèn)會議主辦者預(yù)付會議訂金事宜。
7、服務(wù)方在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會議接待手冊。
8、服務(wù)方協(xié)助主辦方準(zhǔn)備會議資料。(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。)
會中工作：
9、根據(jù)議程設(shè)計，服務(wù)方安排機(jī)場、碼頭、車站：專人、專車分批分時段按要求接站。
10、根據(jù)名單.會議酒店現(xiàn)場：會議秘書分發(fā)會議資料，現(xiàn)場簽到，來客接待。
11、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。
12、會議秘書在會議接待(報到)處協(xié)助會務(wù)組確認(rèn)和分發(fā)房間，確認(rèn)VIP用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。
13、確認(rèn)用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。
14、提前確認(rèn)會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費(fèi)和付費(fèi)的方式。
15、確認(rèn)旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排)。
16、確認(rèn)并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。
17、確認(rèn)特殊客人(含領(lǐng)導(dǎo)、少數(shù)民族代表、VIP、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。
18、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。
19、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。
會后工作：
20、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。
21、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。
22、與會議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。
23、回訪參會人員，了解會議質(zhì)量。
24、召開內(nèi)部會議，對會中的事故、責(zé)任、權(quán)宜相關(guān)問題進(jìn)行建章管理。
