會(huì)議策劃是指對(duì)于會(huì)議流程以及會(huì)議各事項(xiàng)安排進(jìn)行事前的安排以及部署，是保證會(huì)務(wù)順利進(jìn)行的關(guān)鍵，其復(fù)雜程度與公司規(guī)模成正比，而以下要講的主要是針對(duì)中小型企業(yè)會(huì)議策劃。
中小型企業(yè)會(huì)議策劃雖然較為簡(jiǎn)單，但是會(huì)議的框架依然需要具備以下要點(diǎn)，包括了像明確會(huì)議宗旨、落實(shí)會(huì)議主題、會(huì)議名稱(chēng)、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及參會(huì)代表，包括會(huì)場(chǎng)的確定、經(jīng)費(fèi)的談判等許多工作，這些工作對(duì)于企業(yè)內(nèi)部人員來(lái)說(shuō)，依然有不小的難度，因此委托于一個(gè)成熟的會(huì)議策劃公司是必不可少的。
中小型企業(yè)會(huì)議策劃工作主要包括了會(huì)前策劃、會(huì)中管理，會(huì)后追蹤三個(gè)方面。
一、會(huì)前準(zhǔn)備
1、了解會(huì)議基本情況：包括了會(huì)議的人數(shù)、會(huì)議類(lèi)型、名稱(chēng)、時(shí)間、會(huì)議的特殊要求、與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣，付款方式和收費(fèi)金額等。
2、會(huì)桌的要求：很多會(huì)議根據(jù)性質(zhì)、人數(shù)、類(lèi)型的不同直接影響會(huì)桌的選擇，組織人員必須在會(huì)前就了解這一信息，以免因?yàn)榕R時(shí)的更改延誤會(huì)議。
3、物件排放：這一份沒(méi)有特殊要求，一般就好能預(yù)留出超過(guò)與會(huì)人數(shù)的10%作為備量，確保物品干凈整潔，沒(méi)有破損。
二、會(huì)中服務(wù)
1、迎賓服務(wù)：迎賓人員最好在會(huì)議開(kāi)始前半小時(shí)就在門(mén)口處迎接賓客，正確引導(dǎo)參會(huì)人員到達(dá)指定地點(diǎn)是保證會(huì)議良好次序的關(guān)鍵。
2、檢查相關(guān)的設(shè)備設(shè)施：會(huì)議開(kāi)始半小時(shí)前就要開(kāi)啟會(huì)場(chǎng)燈光，并保持燈光明亮，話筒、音響等設(shè)施都要確保能正常工作。
3、會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié)：服務(wù)期間要安排服務(wù)員勤觀察，保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)以及解決會(huì)中問(wèn)題，保證會(huì)議的正常進(jìn)行。
4、茶歇服務(wù)：在會(huì)議休息開(kāi)始前至少5分鐘，將會(huì)議茶歇的各種飲品、茶品、用具等準(zhǔn)備齊全，人員做好服務(wù)準(zhǔn)備，結(jié)束后整理餐臺(tái)，恢復(fù)原貌，撤走并送洗餐具。
三、會(huì)議追蹤
會(huì)議組織者除了通知、組織會(huì)議外，一定要保證會(huì)上決定的會(huì)議目標(biāo)、工作任務(wù)得到全面貫徹。與會(huì)者在會(huì)上在充分討論一個(gè)事情后，必須馬上決定此事的負(fù)責(zé)人、需要協(xié)調(diào)的部門(mén)以及完成時(shí)間。最后會(huì)議跟蹤、監(jiān)督工作更是不容忽視。只有監(jiān)督將會(huì)議議項(xiàng)完成了，會(huì)議才真正結(jié)束了。
