廣州市海繹文化傳播有限公司，專業(yè)的會議服務(wù)公司，自成立伊始，便依據(jù)對會議服務(wù)行業(yè)的深刻理解和豐富的項目服務(wù)經(jīng)驗，向市場提供專業(yè)的設(shè)備技術(shù)支持及會議執(zhí)行服務(wù)。下面廣州海繹的小伙伴為大家介紹關(guān)于會議服務(wù)的一些主要環(huán)節(jié)!
會議服務(wù)的主要環(huán)節(jié)包含哪些?
1.與會議主辦方洽談。
2.提供會議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預(yù)案書給會議方。
3.派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。
4.確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。
會議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。
會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。
會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。伍方會議服務(wù)提醒一定要主要與會者的習(xí)俗禁忌。
會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人(回民)的確認(rèn)。
會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點等確認(rèn)。
會議娛樂：娛樂消費形式、消費標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認(rèn)。
會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
會議服務(wù)禮儀的特點
規(guī)范性
1、布置規(guī)范：具體體現(xiàn)在座次擺放、鮮花擺放、便箋擺放、茶杯擺放等方面均應(yīng)按禮儀規(guī)范布置，體現(xiàn)禮賓次序及會議檔次。
2、程序規(guī)范：具體體現(xiàn)為會議服務(wù)的各項程序、流程都是事先確定、事先計劃的，重要的部分還要通過主辦方反復(fù)審核。接待服務(wù)中，對禮儀服務(wù)人員應(yīng)進(jìn)行分工。接站、簽到、引領(lǐng)等各個環(huán)節(jié)都有規(guī)范安排，并根據(jù)經(jīng)驗以及主辦方的要求提供了相應(yīng)的預(yù)案。這樣才能做到會議服務(wù)中忙而不亂。
靈活性
1、會議服務(wù)雖是按計劃進(jìn)行，各項流程都有條不紊，但也會常常出現(xiàn)一些突發(fā)情況：如臨時有電話或有事相告參會人員，工作人員應(yīng)走到其人身邊，輕聲轉(zhuǎn)告;如果要通知主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)，最好用字條傳遞通知、避免工作人員在臺上頻繁走動和耳語而分散他人注意力，影響會議效果;若會場上因工作不當(dāng)發(fā)生差錯，工作人員應(yīng)不動聲色，盡快處理，不能驚動其他人，更不能慌慌張張、來回奔跑以免影響會議氣氛和正常秩序。
2、注意調(diào)整會議室的溫度、濕度，創(chuàng)造一個舒適的環(huán)境。會議廳中的溫度，夏天一般宜控制在24℃一25℃，冬天在20℃一22℃之間為宜。
時間性
1、一般會議的時間性很強(qiáng)，都強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。由此制定的服務(wù)方案也應(yīng)體現(xiàn)出這樣的特點。以時間段來劃分接待方案，保證專人定時服務(wù)到位。
2、一方面強(qiáng)調(diào)會議的時間性，一方面又要對會議的延時、會議的改期做各種相應(yīng)的預(yù)案;與此同時，會議前的準(zhǔn)備工作也應(yīng)根據(jù)時間計劃準(zhǔn)時優(yōu)質(zhì)完成，如會議資料的準(zhǔn)備、會議場所的布置、會議設(shè)備的調(diào)試等。如果該完成的時間內(nèi)沒有完成，則勢必給會議服務(wù)工作帶來不便。
